Jak správně napsat úřední dopis - vzor

21.07.2014

Každý z nás se alespoň jednou v životě setká s tím, že bude muset písemně komunikovat s úřady. V dnešní době je fajn, že většina úřadů má již emailovou schránku, a komunikovat tak můžeme emailem. Tato komunikace probíhá poměrně neformálně, schránka bývá obsluhovaná stejným člověkem jako jste Vy a většinou se jednoduše domluvíte. Občas ovšem budete nuceni napsat formální dopis, protože si úřad např. Vaši žádost bude zakládat do archivu. Vždycky první zkuste napsat nějaké konkrétní úřednici dotaz emailem, ona buď Vaši žádost vyřídí, deleguje na jinou osobu nebo Vám sdělí že máte právě využít klasickou korespondenci. V takovém případě se Vám bude hodit následující popsání částí úředního dopisu a na konci potom celý vzor.

Je lepší si celý dopis napsat na počítači a dokument si poté vytisknout, vložit do obálky a zaslat poštou (důležité dokumenty nezapomeňte posílat doporučeně). Pryč jsou doby kdy adresát oceňoval Vaši osobnost skrze ručně psaný dopis, úředníci dnes nemají čas na to luštit Vaše písmo. Celý dokument má formální podobu, zkuste se proto co nejvíce oprostit od emocí a vulgarit, nepoužívejte citoslovce a vyjadřujte se k věci. Dopis by měl obsahovat všechny formální náležitosti, ale není to slohová práce. Čím kratší a výstižnější dopis je, tím je větší šance že jej úřednice pochopí a bude schopná Vám vyhovět. Celý dopis pište spisovnou čestinou a bez hrubých chyb. Zájména pište s velkým prvním písmenem, vyjadřujete tím úctu k adresátovi (např. sděluji Vám).

1. Adresa odesílatele

Na prvním místě je (možná pro někoho z Vás překvapivě) Vaše adresa, tj. adresa odesílatele. Je to proto, aby úředník na první pohled viděl kdo dopis psal. Pokud si potom dopis zakládá, lépe se mu i později hledá, protože mu stačí procházet hlavičky dopisů a nemusí hledat jejich konec.

Jan Novotný
Kaplická 7
352 80 Tovačov

2. Adresa příjemce

Následuje adresa příjemce, úředník zde vidí, zda je opravdu dopis určen jeho úřadu, případně zda není náhodou adresován nějaké jiné konkrétní osobě. (náměstkovi, řediteli, apod.)

Obecní úřad Beňov
Kratochvílova 32
352 80 Tovačov

3. Místo a datum

Místo a datum, kdy daný dopis vznikl, případně ke kterému datu se má vztahovat.

Tovačov, 21.2. 2014

4. Předmět žádosti

Stručné shrnutí problému, nadpis z kterého by mělo být ihned jasné, o čem dopis je. Pokud můžete, celý předmět podtrhněte, prospěje to přehlednosti dopisu a taky oddělíte věcnou část (která začíná právě zde), od předchozích částí, případně jej můžete napsat tučně nebo o něco větším fontem

Žádost o vyškrtnutí ze seznamu obyvatel

5. Oslovení

Pokud píšete konkrétní osobě, oslovujte jménem acelé jméno skloňujte (např. Vážený pane Zemane), působí to lépe, než neskloňovaná verze (Vážený pane Zeman), i když i tato je gramaticky správně. Pokud píšete na konkrétní pozici, pište název této pozice (např. Vážený pane řediteli). Pokud si nejste jistí, koho vůbec oslovovat, napište jednoduše (Vážení/Vážený pane)

Vážení,

6. Text žádosti

Vlastní text žádosti shrnující náš problém, naše oznámení, můžeme navrhnovat řešení, případně požadovat odpověď. Tady už záleží na tom, co konkrétně dopisem chceme dosáhnout. Ke konci můžeme upozornit na přílohy, případně se k přílohám vyjádřit. Nezapomeňte že dopis je sice formální, psaný spisovně, ovšem pořád jej čte člověk, takže se nemusíte bát vyjadřovat normálně. Jednoduše napište proč píšete. Pokud budete psát slušně, tak Vám určitě člověk který dopis čte, vyjde vztříc a v případě chyby Vám kdyžtak napíše zpět že potřebuje ještě něco doplnit apod. Tzn. hlavně se toho nebojte.

..... text žádosti ......
v příloze zasílám výpis z katastru nemovitostí

7. Rozloučení a podpis

Taky končíme nějakou ověřenou frází (s pozdravem, předem děkuji za brzké vyřízení, apod.), následuje Vaše jméno (tiskacím písmem) a připojený podpis (ručně psaný)
Předem děkuji za brzké vyřízení.

s pozdravem Jan Novotný


Celý vzor úředního dopisu:

Jan Novotný
Kaplická 7
352 80 Tovačov

Obecní úřad Beňov
Kratochvílova 32
352 80 Tovačov

Tovačov, 21.2. 2014

žádost o vyškrtnutí ze seznamu obyvatel

Vážení,

..... text žádosti ......
v příloze zasílám výpis z katastru nemovitostí

Předem děkuji za brzké vyřízení.

s pozdravem Jan Novotný

Související články

Diskuse

Jméno:
Text:
Loňský rok:
Diskuse neobsahuje žádný příspěvek
Zobrazena strana 1 z 1 celkem